檔案工作基本術語

3.4 交換 exchange
國家(地區)之間,檔案部門之間,檔案部門與其他部門之間按照法規或協定互換檔案和其他文獻的活動。
3.5 館藏 holding
檔案館收藏的檔案及其他藏品的總和。
3.6 散存檔案 estray
未保存在法定保管處所的檔案。
3.7 散失檔案 removed archives
從原形成國家(地區)散失到國外的檔案。
4. 檔案鑒定
4.1 鑒定 appraisal
判定檔案真偽和價值的過程。
4.2 保管期限 retention period
對檔案劃定的存留年限。
4.3 保管期限表 records retention schedule
規定檔案保管期限的文件。
4.4 銷毀 destruction
經過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。
4.5 銷毀清冊 destruction list
登錄被銷毀檔案題名、數量等內容并由責任人簽署的文件。
5. 檔案整理
5.1 整理 archival arrangement
按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的過程。
5.2 來源原則 Prinpciple of provenance
把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。
5.3 檔案實體分類 physical archives c1assification
根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案實體進行的分類。
5.4 立檔單位 fonds constituting unit
構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。
5.5 全宗 fonds
一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。
5.6 聯合全宗 combined fonds
由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯系不易區分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。
5.7 匯集全宗 collected fonds
由若干個文件數量很少且具有某些共同特征或聯系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。
5.8 全宗群 fonds complex
由若干個具有時間、地區、性質等共同特征的全宗組成的群體。
5.9 案卷 file
由互有聯系的若干文件組合成的檔案保管單位。
5.10 立卷 filing
將若干文件接形成規律和有機聯系組成案卷的過程。
5.11 卷內備考表 file note
卷內文件狀況的記錄單,排列在卷內文件之后。
5.12 檔號 archival code
以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
6. 檔案檢索
6.1 檢索 retrieval
存儲和查找檔案信息的過程。
6.2 編目 cataloguins/description
按照一定的規則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。
6.3 檔案信息分類 archival Information classification
以國家機構、社會組織的職能分工為基礎,結合檔案內容所記述和反映事物的屬性關系對檔案信息進行的分類。
6.4 條目 entry
反映文件或案卷內容與形式特征的著錄項目的組合。
6.5 著錄 description
對檔案內容和形式特征等進行分析、選擇和記錄的過程。
6.6 標引 indexing
對檔案內容進行主題分析,賦予檢索標識的過程。
6.6.1 分類標引 classified Indexing
對檔案內容進行主題分析,賦予分類號標識的過程。
6.6.2 主題標引 subject Indexing
對檔案內容進行主題分析,賦予主題詞標識的過程。
6.6.3 受控標引 controlled Indexing
依據主題詞表等控制工具進行的標引。
6.6.4 自由標引 free indexing
不用主題詞表等控制工具而直接使用關鍵詞等自然語言進行的標引。
6.7 關鍵詞 keyword
在標引和檢索過程中,取自文件、案卷題名或正文用以表達文獻主題并具有檢索意義的非規范化的詞或詞組。
6.8 主題詞 descriptor
在標引和檢索中用以表達文獻主題的規范化的詞或詞組。
6.9 檔案主題詞表 archives thesaurus
由表達檔案內容主題的自然語言中優選出的語義相關、族性相關的科學術語所組成的規范化詞典。在檔案標引與檢索過程中,它是用以將檔案、標引人員及用戶的自然語言轉換為統一的主題詞檢索語言的一種術語控制工具。
6.10 檢索工具 finding aid
用于存儲、查找和報道檔案信息的系統化文字描述工具,是目錄、索引、指南等的統稱。
6.11 目錄 catalogue
由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。
6.11.1 案卷目錄 folder list/file list
以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。
6.11.2 卷內文件目錄 innerfile item 1ist
登錄卷內文件題名和其他特征并固定文件排列次序
