1. 范圍
　　本標準確定了檔案工作的基本術語及其定義。
　　本標準運用于檔案工作、文書工作及有關領域。

　　2. 一般概念
　　2.1 檔案 archives
　　國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
　　2.2 檔案價值 archival value
　　檔案對國家機構、社會組織或個人的有用性。
　　2.3 檔案工作 archives work
　　管理檔案和檔案事業的活動。
　　2.4 檔案管理 archives management
　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等活動。
　　2.5 檔案學 archival science
　　研究檔案的形成規律、性質、特點以及檔案工作方法與發展規律的科學。
　　2.6 公共檔案 Public archives
　　國家機構或其他公共組織在公務活動中形成的為社會所有的檔案。
　　2.7 私人檔案 private archives
　　私人或私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案。
　　2.8 文書檔案 administrative archives
　　反映黨務、行政管理等活動的檔案。
　　2.9 科學技術檔案 scientific and technical archives
　　反映科學技術研究、生產、基本建設等活動的檔案。
　　2.10 專業檔案 specialized archives
　　反映專門領域活動的檔案。
　　2.11 音像檔案 audio-visual archives
　　記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。
　　2.12 文件 record／document．　　國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。
　　2.13 電子文件 electronic records
　　以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件。
　　2.14 原件 original document．　　最初產生的區別于復制件的原始文件。
　　2.15 復制件 copy／ duplicated document．　　與原件內容相同的復制品。
　　2.16 文稿 draft／ manuscript
　　文件起草過程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。
　　2.17 文本 text／ version
　　同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。
　　2.18 正本 official text
　　有規范格式和生效標志的正式文本。
　　2.19 副本 copy／duplicate
　　再現正本內容和形式特征的復本，備存查和通知有關方面之用。
　　2.20 手稿 manuscripts
　　由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。
　　2.21 文種 record type
　　按性質和用途確定的文件種類的名稱。
　　2.22 檔案行政管理部門 archival administrative department
　　具有政府行政管理職能的檔案事業管理機構。
　　2.23 檔案室 record office
　　國家機構、企事業單位或其他社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的專門機構。
　　2.24 檔案館 archives
　　集中管理特定范圍檔案的專門機構。
　　2.24.1 綜合檔案館 comprehensive archives
　　按照行政區劃或歷史時期設置的管理規定范圍內多種門類檔案的具有文化事業機構性質的檔案館。
　　2.24.2 專業檔案館 specialized archives
　　管理特定范圍專業檔案的檔案館。
　　2.24.3 部門檔案館 department archives
　　專業主管部門設置的管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。
　　2.24.4 企業檔案館 business archives
　　企業設置的管理本企業檔案的檔案館。
　　2.24.5 事業單位檔案館 institutional archives
　　事業單位設置的管理本單位檔案的檔案館。
　　2.25 檔案資料目錄中心 archival descriptive information centre
　　集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務的專門機構。
　　2.26 文件中心 records centre
　　介于文件形成機構和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構。

　　3. 檔案收藏
　　3.1 收集 acquisition/collection
　　檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的話動。
　　3.1.1 歸檔 filling
　　辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理交檔案室（館）保存的過程。
　　3.1.2 移交 transfer
　　檔案室（館）等按照國家規定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。
　　3.1.3 接收 accession
　　檔案館、檔案室按照國家規定收存檔案的過程。
　　3.1.4 征集 acquisition
　　檔案館按照國家規定征收散存檔案、散失檔案和其他有關文獻的活動。
　　3.2 寄存 deposit
　　檔案所有者在保持其法定所有權的清況下，將檔案存放在檔案館的行為。
　　3.3 捐贈 donation
　　檔案所有者

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