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電郵英語寫作技巧及錯誤舉例

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電郵英語寫作技巧及錯誤舉例

日常要處理許多信件電郵,因而運用英語上不得不留神,以下有一些個人意見,也參考了一些書本,希望大家有所得益。

A. 文法上

1.切忌主客不分或模糊. 例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 應改為 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We決定呀, 不是report.)

2.句子不要凌碎. 例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 應該連在一起.

3.結構對稱,令人容易理解. 例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 應改為: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.

4.單眾數不要搞亂,不然會好刺眼,看不舒服. 例如: An authorized person must show that they have security clearance.

5.動詞主詞要呼應. 想想這兩個分別: 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.

6.時態和語氣不要轉變太多.看商務英語已經是苦事,不要浪費人家的精力啊.

7.標點要準確. 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改為: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

8.選詞正確. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.

9.拼字正確. 有電腦拼字檢查功能后,就更加不能偷懶.

10.大小寫要注意.非必要不要整個字都是大寫,除非要罵人,:,例如: MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣. 要強調的話,用底線,斜字,粗體就可以了.

重點單詞   查看全部解釋    
appreciated [ə'pri:ʃieit]

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vt. 欣賞;感激;領會;鑒別 vi. 增值;漲價

 
compliance [kəm'plaiəns]

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n. 順從,遵從,靈活

 
partial ['pɑ:ʃəl]

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adj. 部分的,偏袒的,偏愛的
n. 泛音

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reimburse [.ri:im'bə:s]

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vt. 償還,報銷

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excel [ik'sel]

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vt. 超過,優于
vi. 勝出
n

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altered ['ɔ:ltəd]

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v. 改變(alter的過去分詞) adj. 改變了的;

 
appreciate [ə'pri:ʃieit]

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vt. 欣賞,感激,賞識
vt. 領會,充分意

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contract ['kɔntrækt,kən'trækt]

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n. 合同,契約,婚約,合約
v. 訂合同,縮

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rescind [ri'sind]

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n. (rescission) adj. 退還,取消 v

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security [si'kju:riti]

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n. 安全,防護措施,保證,抵押,債券,證券

 
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