準備——深思熟慮
準備工作可以采用多種形式。具體講，一般需要對以下幾方面有明確的認識：
1． 作者的角色
一般來說，首先要判定交際雙方的等級關系和親疏關系，然后即可確定交際走向是否應為上行文、下行文或平行文。劃分出這個界限，才能做到語言準確得體。
2． 讀者的角色
讀者信息包括：
-身份（決定語氣）
-專業水平（決定用詞）
-人數
-主次
3． 預期的目的
效率是第一位的，因此最好開門見山，切中主題；文字應簡潔明了。
起稿——條理分明
在寫的過程中，我們需要完成如下幾項任務：
1． 確定篇幅
一般分為開頭、主體、結尾三部分。
讀者視角：迅速捕捉頭尾信息。
2． 組織布局
商務文章注重邏輯性，結構嚴謹，環環相扣。
由近至遠，由淺至深，由輕至重。
3． 區分類別
在給自己的文章定位時，以下幾點值得我們注意。
ⅰ 記敘與非記敘
ⅱ 互動性與單向性
ⅲ 抽象信息與具體信息
ⅳ 客觀描述與主觀判斷
定稿——精雕細琢
定稿的標準尺度：
布局合理，層次分明
信息合理，內容完整
語氣恰當，適合讀者
語句連貫，一氣呵成
句型豐富，短句為主
措辭到位，表達準確
商務寫作的基本要求：

在寫作過程中都必須遵循的六大原則，即準確（Correctness）、清楚（Clarity）、簡明（Conciseness）、具體（Concreteness）、完整（Completeness）、和禮貌（Courtesy），也叫做商務寫作的6C原則。

第一條原則：準確(correctness)
從廣義上講，商務英語寫作的準確性原則包括四層意義：
閱讀人能理解、接受的英語水平
使用精確措詞，傳達準確信息
正確地使用語法和標點符號
拼寫正確

(1)恰當的語言風格
我們在撰寫正式的商務英語寫作時，應盡量使用正規的語言；而當起草非正式的商務便條、商務便函及商務書信時，可使用較通俗的口語。請比較下面兩組例詞：
Formal
Informal
approximately
inquire
ascertain
obtain
assist
participate
construct
purchase
contribute
sufficient
difficult
utilize
About
Ask
find out
receive
help
share
build
buy
give
enough
hard
use