備忘錄是非正式的外交信件;特指政府部門或外交部致大使館或公使館的書面聲明,尤其用于例行傳達或詢問,無需簽署，備忘或保留準備將來用的非正式的記事錄;幫助或喚起記憶的記錄;日記本里的記事錄。

范例：

你是一家IT公司的人力資源部經理。

你打算請Cooway公司 為你安排一次為期兩天由10人參加的團隊組建培訓。

√ 給你的助理寫一個字數為40－50的備忘錄：

√ 告訴她與培訓項目主辦者取得聯系。

√ 說明項目的參加人員和持續時間。

√ 安排兩個可以利用的周末

提示：

1） 按照英語備忘錄的謀篇習慣，一般直接進入主題，不需要寒暄和問候等客套。

2） 看清角色要求，把握好文體。作為經理，給助手寫備忘錄，行文問題不能太正式，宜直呼其名，而不必套用Mr.或Mrs.等稱呼。通用，結尾處也無須客套，署名也只需要寫名，不需要寫姓。

Jim

Could you please contact Cooway to organize a team-building event for sales staff? There would be ten participants and the course should last for two days. I suggest the weekend of 24/25 November or, if that is not possible, the following weekend.

Thanks, Alan

寫給集體（全體員工）的備忘錄：

范例：

你是一家國際大公司的人力資源部經理。你剛剛任命Sally Jolie女士為公司總部的銷售經理。

給總部的全體員工寫一個字數為40－50的備忘錄：

√ 宣布對Sally Jolie女士的任命。

√ 說明她開始工作的具體時間。

要求總部員工準備歡迎她。

提示：

一般不用信頭稱呼的形式，也不采用在結尾處署上寫信人的名字的方式，而是在備忘錄的開頭處寫明收信人To________，在結尾處寫明具體的寫信人From___________以及主題：Re：__________ 或Subject：____________。

To: Head Office staff

From: Tom Beck

I have the pleasure of announcing that Ms Sally Jolie has been appointed as the new Sales Manager at Head Office. Ms Jolie is due to join us on Monday 15th. Please give her a friendly welcome when she starts work.