6. 檔案檢索
　　6.1 檢索 retrieval
　　存儲和查找檔案信息的過程。
　　6.2 編目 cataloguins／description
　　按照一定的規則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。
　　6.3 檔案信息分類 archival Information classification
　　以國家機構、社會組織的職能分工為基礎，結合檔案內容所記述和反映事物的屬性關系對檔案信息進行的分類。
　　6.4 條目 entry
　　反映文件或案卷內容與形式特征的著錄項目的組合。
　　6.5 著錄 description
　　對檔案內容和形式特征等進行分析、選擇和記錄的過程。
　　6.6 標引 indexing
　　對檔案內容進行主題分析，賦予檢索標識的過程。
　　6.6.1 分類標引 classified Indexing
　　對檔案內容進行主題分析，賦予分類號標識的過程。
　　6.6.2 主題標引 subject Indexing
　　對檔案內容進行主題分析，賦予主題詞標識的過程。
　　6.6.3 受控標引 controlled Indexing
　　依據主題詞表等控制工具進行的標引。
　　6.6.4 自由標引 free indexing
　　不用主題詞表等控制工具而直接使用關鍵詞等自然語言進行的標引。
　　6.7 關鍵詞 keyword
　　在標引和檢索過程中，取自文件、案卷題名或正文用以表達文獻主題并具有檢索意義的非規范化的詞或詞組。
　　6.8 主題詞 descriptor
　　在標引和檢索中用以表達文獻主題的規范化的詞或詞組。
　　6.9 檔案主題詞表 archives thesaurus
　　由表達檔案內容主題的自然語言中優選出的語義相關、族性相關的科學術語所組成的規范化詞典。在檔案標引與檢索過程中，它是用以將檔案、標引人員及用戶的自然語言轉換為統一的主題詞檢索語言的一種術語控制工具。
　　6.10 檢索工具 finding aid
　　用于存儲、查找和報道檔案信息的系統化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統稱。
　　6.11 目錄 catalogue
　　由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。
　　6.11.1 案卷目錄 folder list／file list
　　以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。
　　6.11.2 卷內文件目錄 innerfile item 1ist
　　登錄卷內文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內文件之前。
　　6.11.3 案卷文件目錄 file-item list；全引目錄 file-item list
　　以全宗為單位將案卷目錄與卷內文件目錄相結合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。
　　6.11.4 分類目錄 classified catalogue
　　依據分類表按照分類標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。
　　6.11.5 主題目錄 Subject Catalogue
　　依據主題詞表按照主題標識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。
　　6.11.6 專題目錄 subject catalogue
　　按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。
　　6.12 索引 index
　　指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應出處的檔案檢索工具。
　　6.12.1 文號索引 record number index
　　指明文件編號及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。
　　6.12.2 人名索引 name index
　　指明人名及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。
　　6.12.3 地名索引 place name index
　　指明地名及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。
　　6.13 檔案館指南 guide to an archives
　　介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和有關文獻，指導利用者查閱利用的一種檔案檢察工具。
　　6.14 全宗指南 guide to an archival fonds；
　　全宗介紹 introduction to an archiva1 fonds
　　介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。
　　6.15 專題指南 guide to subject records；
　　專題介紹 introduction to subject records
　　介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。
7. 檔案利用
　　7.1 利用 access and use
　　利用者以閱覽、復制、摘錄等方式使用檔案的活動。
　　7.2 開放 opening
　　檔案館將達到一定期限、無需控制使用的檔案向社會公開提供利用的活動。
　　7.3 公布 Publishing
　　將檔案或檔案的特定內容通過某種形式首次公布于眾。
　　7.4 咨詢服務 reference service
　　檔案館、檔案室答復詢問、指導和幫助利用的活動。
　　7.5 檔案證明 archival evidence
　　依據檔案的記載出具的憑證性文件。
　　7.6 檔案展覽 exhibition
　　按一定主題展示檔案的活動。
　　7.7 閱覽室 reading room
　　檔案館、檔案室內供利用者閱覽檔案的專門場所。
　　7.8 密級 security classification
　　檔案文件保密程度的等級。
　　7.9 降密 downgrade
　　降低檔案文件的原有保密等級。
　　7.10 解密 declassificationg
　　解除已失去保密價值檔案文件的保密限制。
　　7.11 編纂 compilation
　　按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻的活動。
　　7.12 大事記 chronicle of events
　　按照時間順序簡要記述一定范圍內發生的重大事件、重要活動的一種檔案參考資料。
　　7.13 組織沿革 administrative history
　　系統記述一個機構（地區、行業）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料。
　　7.14 基礎數字匯集 collection of essentia1 data
　　以數量特征反映一個地區（機構、行業）基本情況的一種檔案參考資料。
　　7.15 專題概要 thematic summary
　　簡要記述某一特定的社會事物或自然現象產生、發展、變化情況的一種檔案參考資料。
　　7.16 檔案出版物 archival publications
　　以檔案、檔案工作、檔案學為基本內容的出版物。
8. 檔案的保管與保護
　　8.l 保管 Custody
　　維護檔案完整與安全的活動。
　　8.2 保護 conservation
　　防止檔案受損，延緩檔案退變和搶救、修復受損檔案的活動。
　　8.3 全宗卷 fonds descriptive file
　　由說明全宗歷史和現狀的有關文件材料組成的專門案卷。
　　8.4 檔案館建筑 archives building
　　檔案館專用的內設檔案庫房、工作用房和利用服務場所的建筑物。
　　8.5 檔案庫房 archival repository
　　收藏檔案的專門用房。
　　8.6 檔案裝具 archives container
　　用于存放檔案的器具，包括檔案柜、檔案架、檔案盒等。
　　8.7 密集架 compact shelving
　　為節省空間而設計的可在軌道上水平移動的活動存儲裝置。
　　8.8 載體 medium；介質 medium
　　可將信息記錄于其上或其中的物質材料。
　　8.9 耐久性 durability
　　檔案記錄材料在保存和使用情況下保持其原有物理強度和化學穩定性的程度。
　　8.10 退變 deterioration
　　檔案記錄材料因理化或生物作用而逐步老化變質直至損毀的過程。
　　8.11 修復 restoration
　　使受損或退變檔案恢復或接近原有特征，或對其進行加固的過程。
　　8.12 加固 reinforcement
　　將某種材料附著在檔案載體上，以提高其強度和耐久性或使字跡得以保護的技術。
　　8.13 修裱 mounting
　　使用粘合劑把選定的紙張修補或托漾在已破損的檔案上，以恢復或增強其強度和耐久性的技術。
　　8.14 適宜性原則 Principle of compatibility
　　檔案修復工作應遵循的原則之一，即所用修復材料必須有最適宜的強度和特性。
　　8.15 相似性原則 Principle of similarity
　　檔案修復工作應遵循的原則之一，即所選用的修復材料必須與被修復件具有相類似的厚度、顏色和結構等。
　　8.16 可逆性原則 Principle of reversibility
　　檔案修復工作應遵循的原則之一，即檔案在修復處理后，如有必要可通過再處理恢復到處理前的狀
　　態。
　　8.17 加濕 humidification
　　a）增加檔案庫房內相對濕度的方法。
　　b）將過于干燥和易碎文件放在蒸氣室或有潮濕空氣的容器內，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。
　　8.18 去濕 dehumidification
　　降低檔案庫房內相對濕度的方法。
　　8.19 脫酸 deacidification
　　為去除或降低紙質材料中的酸，用弱堿對其進行處理的技術。
　　8.20 去污 cleaning
　　清除檔案上的污垢和灰塵的方法。
　　8.21 熏蒸 fumigation
　　在密閉環境下，將檔案置于易揮發物質或有毒化學物質產生的氣體中以殺滅害蟲和菌類的方法。
　　8.22 防災規程 disaster plan
　　為防止或減少災害對檔案造成破壞而制訂的應對方針和工作程序。
　　8.23 復制 reprography
　　利用復印、縮微攝影、磁盤拷貝、復寫、印刷等手段生成內容與檔案原件相同的復制品的技術和方法。
　　8.24 檔案縮微品 archival microform
　　含有檔案縮微影像的各種載體（通常是膠片）的通稱。
9. 檔案統計
　　9.l 統計 Statistics
　　對反映和說明檔案及檔案工作現象的數量特征進行搜集、整理和分析的活動。
　　9.2 登記 registration
　　登錄檔案和檔案管理有關數據的過程。
　　9.3 統計指標 statistical target
　　反映檔案或檔案工作現象的指標名稱及其數值。
　　9.4 統計報表 statistical form
　　由檔案行政管理部門下達的具有統一制式、用于檔案數據統計的表冊。
　　9.5 統計分析 statistical analysis
　　對統計資料進行綜合歸類、比較研究，以揭示檔案、檔案工作內在聯系與發展規律的活動。
　　9.6 全宗卡片 fonds card
　　檔案館向檔案行政管理部門填報的以全宗為單位反映館藏全宗情況的卡片。
　　9.7 全宗單 fonds management sheet
　　以全宗為單位反映檔案館對全宗管理狀況的登記單