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檔案工作基本術語
1. 范圍
本標準確定了檔案工作的基本術語及其定義。
本標準運用于檔案工作、文書工作及有關領域。
2. 一般概念
2.1 檔案 archives
國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
2.2 檔案價值 archival value
檔案對國家機構、社會組織或個人的有用性。
2.3 檔案工作 archives work
管理檔案和檔案事業的活動。
2.4 檔案管理 archives management
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等活動。
2.5 檔案學 archival science
研究檔案的形成規律、性質、特點以及檔案工作方法與發展規律的科學。
2.6 公共檔案 Public archives
國家機構或其他公共組織在公務活動中形成的為社會所有的檔案。
2.7 私人檔案 private archives
私人或私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案。
2.8 文書檔案 administrative archives
反映黨務、行政管理等活動的檔案。
2.9 科學技術檔案 scientific and technical archives
反映科學技術研究、生產、基本建設等活動的檔案。
2.10 專業檔案 specialized archives
反映專門領域活動的檔案。
2.11 音像檔案 audio-visual archives
記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。
2.12 文件 record／document． 國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。
2.13 電子文件 electronic records
以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件。
2.14 原件 original document． 最初產生的區別于復制件的原始文件。
2.15 復制件 copy／ duplicated document． 與原件內容相同的復制品。
2.16 文稿 draft／ manuscript
文件起草過程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。
2.17 文本 text／ version
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。
2.18 正本 official text
有規范格式和生效標志的正式文本。
2.19 副本 copy／duplicate
再現正本內容和形式特征的復本，備存查和通知有關方面之用。
2.20 手稿 manuscripts
由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。
2.21 文種 record type
按性質和用途確定的文件種類的名稱。
2.22 檔案行政管理部門 archival administrative department
具有政府行政管理職能的檔案事業管理機構。
2.23 檔案室 record office
國家機構、企事業單位或其他社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的專門機構。
2.24 檔案館 archives
集中管理特定范圍檔案的專門機構。
2.24.1 綜合檔案館 comprehensive archives
按照行政區劃或歷史時期設置的管理規定范圍內多種門類檔案的具有文化事業機構性質的檔案館。
2.24.2 專業檔案館 specialized archives
管理特定范圍專業檔案的檔案館。
2.24.3 部門檔案館 department archives
專業主管部門設置的管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。
2.24.4 企業檔案館 business archives
企業設置的管理本企業檔案的檔案館。
2.24.5 事業單位檔案館 institutional archives
事業單位設置的管理本單位檔案的檔案館。
2.25 檔案資料目錄中心 archival descriptive information centre
集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務的專門機構。
2.26 文件中心 records centre
介于文件形成機構和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構。
3. 檔案收藏
3.1 收集 acquisition/collection
檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的話動。
3.1.1 歸檔 filling
辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理交檔案室（館）保存的過程。
3.1.2 移交 transfer
檔案室（館）等按照國家規定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。
3.1.3 接收 accession
檔案館、檔案室按照國家規定收存檔案的過程。
3.1.4 征集 acquisition
檔案館按照國家規定征收散存檔案、散失檔案和其他有關文獻的活動。
3.2 寄存 deposit
檔案所有者在保持其法定所有權的清況下，將檔案存放在檔案館的行為。
3.3 捐贈 donation
檔案所有者將檔案無償贈送給檔案館的行為。
3.4 交換 exchange
國家（地區）之間，檔案部門之間，檔案部門與其他部門之間按照法規或協定互換檔案和其他文獻的活動。
3.5 館藏 holding
檔案館收藏的檔案及其他藏品的總和。
3.6 散存檔案 estray
未保存在法定保管處所的檔案。
3.7 散失檔案 removed archives
從原形成國家（地區）散失到國外的檔案。
4. 檔案鑒定
4.1 鑒定 appraisal
判定檔案真偽和價值的過程。
4.2 保管期限 retention period
對檔案劃定的存留年限。
4.3 保管期限表 records retention schedule
規定檔案保管期限的文件。
4.4 銷毀 destruction
經過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。
4.5 銷毀清冊 destruction list
登錄被銷毀檔案題名、數量等內容并由責任人簽署的文件。
5. 檔案整理
5.1 整理 archival arrangement
按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。
5.2 來源原則 Prinpciple of provenance
把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。
5.3 檔案實體分類 physical archives c1assification
根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案實體進行的分類。
5.4 立檔單位 fonds constituting unit
構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。
5.5 全宗 fonds
一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。
5.6 聯合全宗 combined fonds
由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯系不易區分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。
5.7 匯集全宗 collected fonds
由若干個文件數量很少且具有某些共同特征或聯系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。
5.8 全宗群 fonds complex
由若干個具有時間、地區、性質等共同特征的全宗組成的群體。
5.9 案卷 file
由互有聯系的若干文件組合成的檔案保管單位。
5．10 立卷 filing
將若干文件接形成規律和有機聯系組成案卷的過程。
5.11 卷內備考表 file note
卷內文件狀況的記錄單，排列在卷內文件之后。
5.12 檔號 archival code
以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
