9、a) We have your letter in which you say that our interest figures are not correct. In reply we wish to say that the interest has figured just as provided for in the written contract which you signed and which we now hold. 我們已經收到你們來信。在信中，你們說到利息的數字不對。而我們要說，利息的數字是合同中早已規定好的。合同你們已簽，并且，我們手中也有。
　　b) Thank you for your letter of the 12th in which you gave us your understanding of interest due to us under contract # 87. We have been glad to recheck our computations and to reread the contract, but we have been unable to find any evidence of error. Our method of figuring the account is explained in detail below. We are sure that it will make everything perfectly clear. 貴方十二日來信，我們已經收悉。信中說到，貴方對號碼為#87合同規定的支付我方的利息數字有看法。我方非常樂意地進行了復查并又看了合同，但是，我方沒有發現有什么差錯。下面詳細說明了我方的計算方法。我方堅信，一切將會弄得清請楚楚。［2］
　　此組句子間的區別同上。
　　10、(When turning down an offer)
　　a) Unfortunately, we got a better offer. 不幸的是，我們已有更好的報盤。你們的報盤就不要了。
　　b) We were pleased to receive your offer, but we got a better offer. 貴方報盤已經收悉，我方非常高興。但是，我方又有了條件更加優惠的報盤。［4］
　　第一句直截了當，腔調生硬，聽上去很不舒服。而在第二句中，寫信人盡管有了更好的選擇，但是，他仍不失禮貌風度，并且，還為以后合作留有余地。
　　第三，在商務英語書信中，我們切記，無論是給誰寫信，我們都應從對方的角度來看問題，考慮對方的處境，明白對方的難處，站在對方的立場上。采用你方觀點（You-attitude）寫信，說明我們理解對方、體諒對方。試比較：
　　11、We-viewpoint：
　　a) You have not opened the L/C for your order，which has been ready for shipment for a long time．We have written to you several times，but much to our regret，we have not had any reply from you to the moment．你方訂的貸等待裝運已久，但你方還沒有開出相關信用證。我們給你方寫了好幾次信，但非常遺憾，到目前為止，我們還沒有收到你方回信。
　　b) We regret to say that we have to cancel your order because of your failure to open the L/C in time．由于你方沒按時開出信用證，我們很遺憾地說，我們不得不取消你方定貨。
　　c) You did not open the L/C according to the contract terms；therefore, you are requested to amend the L/C as follows.你方未遵照合同條款開出信用證，因而，請你方修改信用證如下。［3］
　　12、You-viewpoint：
　　a) The goods you ordered have been ready．Please let us know when we can expect to receive the covering L/C，upon receipt of which，we will effect shipment without delay．你方訂貨已經備好。請告知我們什么時候能收到該訂貨的信用證，我們一收到信用證，就會立即裝運。
　　b) Please let us know if there is something in the way that precludes you from establishing the L/C．請告知我們是否有什么障礙使你方開不出信用證。
　　c) There are some discrepancies existing between the L/C stipulations and the terms of contract．For smooth effectuation of shipment，we shall appreciate your amending the L/C as follows. 信用證規定與合同條款有些出入，為了順利辦理裝運，我們將感謝你方修改信用證如下。［3］
　　從以上實例分析來看，采用你方觀點的方法顯然比我方觀點的方法更有禮貌，更為恰當。
　　第四，在商務英語書信交際中，經常使用的尊稱語，親呢語、祝頌語乃至含蓄委婉語等都體現了禮貌原則。雖然用詞委婉有背“真話實說”的道德標準，但是，G. N. Leech認為，委婉的話語是建立在禮貌這一文化因素上的。［5］采用比較含蓄委婉的語言在商務英語書信交際中使用較為廣泛。試比較：
　　13、a) Your order NO．85 for l00，000 yards of Cotton Prints Art．NO．1002 is rejected．我們拒絕了你方85號關于訂購貨號1002號印花布十萬碼的訂單。
　　b) We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO．85 for 100，000 yards of Cotton Prints Art．No．1002．我們遺憾地通知你方我們已不能接受你方85號關于訂購貨號1002號印花布十萬碼的訂單。［3］
　　后一句比前一句恰當，因為后一句比較含蓄，前一句則比較直接、生硬。因此，后一句就是禮貌用語。
　　另外，我們還可以使用虛擬語氣來使要表達的令人不快的意思顯得間接委婉。試比較： 14、a) If another instance of this discrepancy between the sample and the goods received
　　occurs, it will be very embarrassing．如果訂貨樣品與收到的貨物不符的情況再發生的話，會令人十分困窘。
　　b) If another instance of this discrepancy between the sample and the goods received should occur，it world be very embarrassing．［3］
　　第二個句子比第一個句子更婉轉，因此，它就較為禮貌
　　四、合俗準則在商務英語書信寫作中的應用
　　合俗，就是適合風俗。［1］言語交際是文化心理上的呼應與溝通。不同國家、不同民族、不同地區間的商務交往，就涉及到不同的文化心理和風俗習慣。風俗習慣實際是歷史傳統、文化意識的長期積淀。“合俗”才有文化心理上的呼應與溝通．才能交流思想，互通信息。比如，英國人喜歡用“狐貍”贊美妻子的賢惠聰明，而中國人卻習慣于用“狐貍”比喻人的狡猾奸詐。再如，中國人喜歡見面時問吃飯了沒有，以表示親熱，外國人聽了就會以為你要請他吃飯。言語的“合俗”是得體不可缺少的條件。例如，如果把英語rock-bottom or floor price譯成漢語“石底價，地板價”，那豈不是天大的笑話嗎？不懂“俗”，不“合俗”．勢必會出洋相，生誤會，那就說不到言語的得體了。要做到商務英語書信語言合俗得體，首先，我們必須了解并掌握與商務英語書信往來的國家民族的風俗習慣及其文化差異。例如，在商務英語書信中，我們討價還價通常使用以下這個比喻：
　　15、We are of the opinion that prices have reached rock bottom. 我們認為，價格已經降到最低了。（rock愿意“基石”，bottom意為“底部”，用rock bottom比喻“最低價”。）
　　在漢語中，我們也有類似說法。比如，我們常說，砍價者把價格砍得保不住底了。但漢語還有其他說法，如，價已低到放血跳樓的地步。
　　另外，在我看來，“合俗”還意味著商務英語書信用語必須符合商務習慣。例如，Cash & Carry (一手交錢，一手交貨)，ceiling price (天價）, floor price（基價，最低價）, clean Bill of Lading（清潔提單），most-favour-nation treatment（最惠國待遇），equality, mutual benefit and exchange of each other’s needed goods（平等互利，互通有無）。在商務英語書信寫作中，還有一些句型結構已經約定俗成，不能更換。如，
　　16、We hereby confirm．．．茲確認……考試大
　　17、Our firm had a bad year last year．去年我公司年景不佳。
　　18、Enclosed please find．．．隨函附上……，請查收。
　　19、I can’t share your view on that．對此本人不敢茍同。
　　這些句型看似簡單，但要做到在國際商務英語寫作中對這些常用句型信手拈來也非易事。平時要多積累這樣一些非常實用的句型和短語。假如隨意替換，我們就有可能鬧出笑話。
　　五、合式準則在商務英語書信寫作中的應用
　　合式，就是適合言語的體式。體式，即通常說的體裁、樣式。言語表達的體式一般因內容而異，因語境而異，因交際形式而異。日常交談是口頭語體，公文往來是公文語體。體式不僅受交際環境的制約，也受交際內容的制約，甚至還要受到交際者的文化素養的制約。言語的得體性原則要求言語表達根據環境、對象、內容選用最恰當的言語體式，以造成和諧的言語氛圍，取得最佳的交際效果。我們不妨看看下面這個書信實例，看它是如何根據致信對象、致信內容和書信語體等要求來精心遣詞造句，以達到其寫信目的和效果----動之以情、曉之以理。請分析以下書信實例：
　　Dear Sir,
　　You often speak of a good friend as trustworthy, thoughtful, anxious to please, honorable, and worthy of your friendship.
　　A store can have the same qualities. It can be human, courteous, considerate of its customers, and thoroughly reliable.
　　That’s the kind of store this is. It is exactly the kind of store you’d run yourself if you were in the clothing business.
　　We are anticipating the pleasure of showing you our latest styles soon, whether you are in the buying mood or not.
　　Sincerely yours, ［2］
　　以上書信采用了恰當的商務書信格式、比較正規的商務書信語體。在信中，寫信者針對潛在客戶，為了說服他們變成真正客戶，使用了一系列的表達真誠、友好、善意（Goodwill）的詞匯，如，trustworthy, thoughtful, anxious to please, honorable, worthy of your friendship, human, courteous, considerate of its customers, thoroughly reliable, pleasure, latest, etc.這些真誠善意友好詞匯有助于構成親昵的語氣（Personal and friendly tone），使潛在客戶爽心悅目，比較容易接受，從而就達到了寫信目的。
　　以上，筆者只是從得體性原則出發簡略地考察分析了得體性的五個重要準則在國際商務英語書信寫作中的應用。合境、合位、合禮、合俗、合式是得體性原則的主要因素，僅僅從這五個要素去考察得體性依然不夠，還必須從心理美學的角度審視各個要素的適度性，沒有適度，依然不是完美的得體。因此，對得體性原則在國際商務英語書信交往中應用的研究考察具有極其廣泛而實用的深刻意義，因為它將極大地促進國際商務以及文化交往與合作，對我們社會主義經濟建設有著極大的實際意義。