小笨霖英語筆記本八十九: 辦公室電話英語

去年回臺灣時聽到大學時的一位好友講起她在辦公室的一些趣事. 她說每次辦公室里要是打電話來的人是講英語的, 大家就開始在那里推來推去, 結果每次都推到她頭上. 原因是, 「小玉你是臺大畢業的英語比較好, 你來跟他講吧!」其實喔, 在辦公室里基本的電話英語就那么幾句, 只要各位把一些基本的句型給記牢了, 你也可以跟老外聊上幾句喔! 所以現在就讓我們來看看我覺得最重要的幾句在辦公室里的電話英語. 通常在這種場合講的英語會比較正式, 如果對居家生活電話英語有興趣的讀者可參考: 實用電話英語演練 一文.

1. ABC corporation. May I help you?
ABC 公司, 我能幫你什么嗎?

這句話算是制式的講法. 一般接起電話的人通常會先報公司的名字 "ABC corporation", 然后再說, "May I help you?" 或是如果要更客氣一點的話則可以說 "How can I help you?" (我該怎么幫你?), 因為這樣的問法表示我「該」怎么幫你, 而非我「需不需要」幫你? 但基本上 "May I help you?" 跟 "How can I help you?" 都很常見就是了.

不過如果是機器接的電話, 則聽到的多半是這樣, "Thanks for calling ABC corporation, if you know your party's last name or extention, press 1. If you want to recieve information or publication, press 2. If you want to talk to the operator, press pound sign or remain on the line." (感謝你打電話到 ABC 來, 如果你知道你要找的人的姓或是分機號碼, 請按 1, 如果是想要本公司的簡介或出版品, 請按 2, 如果是要找總機, 請按 #, 或是請別掛斷.

2. And you are?
你是?

如果人家打電話來是要找你的上司, "May I talk to your manager?" (我能不能跟你們經理講話?) 這時你總不能糊里糊涂地就把電話拿給經理說, 說不定人家是打電話來跟你經理勒索一百萬的呢! 所以通常我們一定要先確定打電話來的是誰. 最客氣的問法是, "Whom I am speaking with?" 或是 "Whom am I talking to?" (我正在跟誰講話呢?) 但是人家一聽是像我這種小毛頭打電話找他們經理, 他們就會用比較口語的說法, "And you are?" (你是?) 如果人家這樣問我, 我就可以答, "This is Benlin."

像是 "And you are?" 這么口語的英文書上大概學不到, 但這卻是老美天天在用的句子, 只怕你學了之后還不敢用. 其實真的不用怕. 越簡單的句子老美越聽得懂. 而且事實上 "And you are?" 這句話還有許多適用的場合, 例如在公司的接待處 (reception). 來訪的客人如果說, "I'm looking for Mr. Wolf." (我要找伍夫先生) 接待小姐就可以反問他, "And you are?" (你是?) 所以像這種簡單又好用的句子大家一定要記起來喔!

3. I'll put her on the phone. Just a second.
我會請她聽電話, 請等一下.

Put someone on the phone 這個片語就是說請某人聽電話. 例如你打電話找你女朋友, 結果女朋友的同事接了電話, 就開始跟你東扯西扯, 問你們昨天是不是吵架了啊? 什么時候要結婚啦, 這時如果你實在不想跟她講了, 就可以說, "Could you please just put her on the phone?" (你能不能請她來聽電話啊?) 反過來如果今天是你接到了電話, 結果要找的是別人, 你就可以說, "Ok. I'll put her on the phone. Just a second." (好, 我會請她聽電話, 請稍等一下.)

上面講的 put someone on the phone, 指的多半是只有一只電話時, 但如果像公司里有許多分機, 則用「轉接」 transfer 或是 redirect. 會比較恰當. 例如同樣的情況你可以說, "I'm transferring your call." 或是 "I'm redirecting your call." (我幫你轉接到分機給她.) 如果是接線生轉接的話, 他們有時就只簡單地說, "One moment, please." 或是, "OK. I'll put you through."

4. Would you mind holding for one minute?
你介不介意稍微等一分鐘啊?

在美國如果有機會打電話給客戶服務 (Customer Service)部門, 如果沒意外的話都會聽到以下的電話錄音, "All of our representitives are currently busy serving their customers. Your call will be answered in approximate 5 minutes" (我們所有的客服人員都在忙著服務他們的顧客, 請等五分鐘后, 就會有人接聽你的電話), 然后十分鐘過去了, "Please continue to hold, yo

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