12、Business Correspondence(2) 商務(wù)信函(2)

　　通過前面的學(xué)習(xí)，相信你已經(jīng)掌握了商務(wù)信函的格式，接下來我們要學(xué)習(xí)商務(wù)信函的內(nèi)容和語言。在開始前，先送給你5條書寫商務(wù)信函的"Golden Rules"(秘訣)。

　　寫信時，一定要考慮到收信人的感受，所以你的信件必須做到:

　　1. CLEAR 　　　 　清楚易懂

　　2. COMPLETE 　 　內(nèi)容完整

　　3. CONCISE 　　 　簡潔、扼要

　　4. COURTEOUS 　 用詞禮貌

　　5. CORRECT　　 語言正確

　　本課的重點詞匯和句型。

　　quotation 　　　n. 報價

　　above-mentioned 　adj. 上述的，信中已提到的

　　attach 　　　　vt.附上、加上(條件等)

　　enclose 　　　vt.把……(隨函)附寄

　　inconvenience 　n. 不便

　　forgive 　　　　vt. 原諒

　　With reference to______ 　　關(guān)于

　　I would be grateful if you could… 如果您能……，我將不勝感激。

　　商務(wù)信函的格式非常規(guī)律化，而其內(nèi)容和語言上也是有律可循的。下面就讓我們根據(jù)一個實例來學(xué)習(xí)如何書寫商務(wù)信函。 下列是一封財務(wù)公司的詢價信：

　　HERITAGE FINANCE LIMITED

　　--------------------------------------------------------------------------------

　　22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

　　Tel:081 899 3642 Fax:081 3644

　　29 January 199-

　　Mr. R James

　　T F Consultancy

　　29 Lower Village Rd.

　　London SE17 2ST

　　Reference: Financial Consultancy Contract

　　Dear Mr. James ,

　　We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.

　　Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.

　　Yours sincerely Signature J Fish

　　Corporate Finance Manager

　　仔細閱讀這封詢價信之后，你會發(fā)現(xiàn)寫信人-公司財務(wù)經(jīng)理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人稱呼之前，寫下了信件的主題：

　　關(guān)于財政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。

　　因為商務(wù)信函強調(diào)"效率第一"，所以在正文(body)前面加上信件的主題，會使收信人對信件的主要內(nèi)容一目了然，達到事半功倍的效果。

　　商務(wù)信函的主題有好幾種表達方式，

　　你可以把主題放在收信人稱呼之前，比如：

　　Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____

　　也可以在放在收信人稱呼之后，正文的開頭，如： With reference to______ (關(guān)于) 例如，我們可以用下面這句話來引出正文：

　　With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … 　　(關(guān)于我們以前的信件，我們希望你們注意到這樣一個事實……)

　　現(xiàn)在你對主題的寫法一定胸有成竹了吧，接著讓我們繼續(xù)看Fish 先生是怎樣開始信件的正文的。 從文中可以看出，F(xiàn)ish 先生寫信的目的是要求對方提供報價單，因為他寫道：

　　We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.

　　(如果您能寄來上述合同有關(guān)報價，我們將非常感激。)

　　值得一提的是，F(xiàn)ish 先生提出要求語氣非常委婉，他用了句型：

　　I would be grateful if you could… (如果您能……，我將不勝感激。)

　　這樣禮貌地提出要求，會使對方感覺很舒服，從而更愿意和你做生意。

　　Fish 先生在這句話中用到了above-mentioned一詞，來表達"上述的，信中已提到的"。知道了它的用法，我們就來試著用它造個句子吧。

　　"上述產(chǎn)品在本市各大百貨商場中都能買到。"

　　正確的英文翻譯是：

　　The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.

　　在提出要求后，F(xiàn)ish 先生又加上了一句具體的說明：

　　Details of the contract are attached. (合同詳細內(nèi)容已隨函附上。)

　　其中attach是"附上、加上(條件等)"的意思。 這里還可以用enclose 一詞來替代attach，表示附件的意思。例如：

　　Please find enclosed samples.(請查收附上的樣品。)

　　現(xiàn)在我們再來學(xué)習(xí)幾種不同的商務(wù)信函開頭方式。 現(xiàn)代商務(wù)信函越來越講究效率，所以開門見山，直接陳述自己寫信的原因不失為一個好方法，比如：

　　I am writing to inform you that/apply for / request…etc.

　　(我寫信是要告訴/申請/請求……等等。)

　　而當(dāng)你回復(fù)別人信件時，首先要對對方的來函表示感謝：

　　Thank you for your letter of 1 July.

　　感謝貴方7月1日的來信。

　　當(dāng)然,你還可以點明具體的事由：

　　Thank you for your application for credit at Barrow's.

　　(感謝您申請Barrow's的商業(yè)信用帳戶。)

　　如果你想寫的是一封道歉信，用道歉來開頭會讓對方體會到你的誠意。比如對于客戶的投訴，你可以說：

　　We are sorry for any inconvenience we caused you.

　　(我們對給您帶來的任何不便深表歉意。)

　　道歉的方式很多，你也可以選擇比較委婉的方式，比如為延誤回復(fù)來信道歉：

　　I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.

　　(希望您能原諒我延誤回復(fù)您6月9日的來信。)

　　在這一課中，我們講到了在不同的情況下，商務(wù)信函開頭方式和一些重要的單詞和詞組。下一課中，我們將繼續(xù)就Fish 先生的信件講解商務(wù)書信的寫作方法，和常用句型。See you later!